Запрос клиента
Клиенту требовалось, чтобы мы с нуля разработали корпоративный портал. Итоговый time to market составил 11 месяцев. Причем запускали мы только базовый функционал, который позже расширяли исходя из фидбэка пользователей и продуктовых гипотез
Клиент был заинтересован в развитии портала как внутреннего продукта, с постоянным наращиванием активных пользователей и созданием системы «единого окна». Поэтому портал был обвешан метриками, а мы были включены в команду продукта, как отдел дизайна на аутсорсе
В рамках этого кейса расскажу про одну из самых интересных задач, которая касается централизации базы данных
Централизованная база данных
Проблема
У сотрудников Рив Гош не было единой базы данных рабочей документации. Под «рабочей документацией» подразумеваются как внутренние документы по типу приказов, реквизитов, инструкций, так и сертификаты безопасности, подлинности, соответствия законам продаваемых товаров. Причем некоторые товары могут иметь до 30 различных документов, что обостряет проблему
По сути эта проблема подразделялась сразу на несколько подпроблем:
- Разрозненность хранилищ. Документы находились в разных системах или хранились локально, что затрудняло их поиск и совместное использование;
- Неактуальность файлов. Из-за локального хранения файлы не обновлялись и теряли актуальность. Это увеличивало риск ошибок при работе с такими файлами;
- Проблемы с доступом. Сотрудники тратили время на запросы коллег о местонахождении нужных файлов или ждали их отправки;
- Дублирование. Разные сотрудники создавали одинаковые файлы с одной и той же целью, считая, что до них его никто не делал
User Research
Для подтверждения гипотезы о необходимости единого раздела для документов я провел ряд исследований
Аудит текущих инструментов
Документы не были «хаотично» разбросаны. Просматривалась логика хранения, но она была неявная и иногда сложная
Опрос сотрудников
Чтобы определить, какие проблемы для сотрудников наиболее существенны, я провел количественный опрос для 200 человек из разных отделов и регионов. Подавляющее большинство проблем сводилось к двум поинтам:
Долго искать
34% пользователей тратят на поиск документа, который принадлежит им, до 15 минут рабочего времени
Нет смысла искать
В 76% случаев пользователи отметили, что если документа нет у них, то его либо не существует, либо не найти
Интервью с руководителями и разработчиками
Обсудили текущие процессы работы с документами и ограничения существующих систем. Выяснили, что:
- Часть документов будет размещена в системе Летограф, т.к. сейчас нет технической возможности внедрить ЭДО на портале;
- Нужно использовать буферную базу из-за большого объёма документов и сильного присутствия в регионах. Это позволит увеличить скорость работы сервиса
- Нужна система управления правами доступа на создание и редактирование документов, т.к. не все сотрудники равноправны в этом вопросе
Исходя из этого я вынес ссылки на внешние сервисы в левое меню портала для быстрого доступа к ним, а система управления была разработана позже в рамках отдельного проекта
Анализ рынка
Чтобы выявить универсальные паттерны, я изучил популярные системы управления документами и те системы, которыми чаще всего пользуются сотрудники
Универсальные паттерны на рынке
Нет ограничений
Пользователь может создавать столько вложенностей, сколько захочет
Поиск
Удобный поиск по файлам и папкам, в идеале с поиском по содержимому
Выгрузка файлов
Скачивание до 50 файлов / папок за один раз
Удобство визуализации
Выбор формата отображения — списком или карточками
Wireflow
Я проработал сценарии использования раздела, это позволило не только спроектировать пользовательский путь, но и сразу обозначить, где какие будут функциональные возможности и информация
Usability тестирование
Сначала я разработал интерактивные hi-fi прототипы, включающие основные сценарии: поиск, просмотр и скачивание файлов. Они были протестированы на 8 сотрудниках компании, чтобы проверить интуитивность интерфейса и корректность работы сценариев
Результаты тестирования
- Пользователи легко находят нужный файл через поиск
- Пользователям иногда непонятно, что находится в конкретной папке
- Пользователи иногда испытывают трудности с возвратом к родительской папке
Дизайн и реализация
На основе обратной связи я с командой внес правки в макеты, отрисовал второстепенные сценарии, корнер кейсы и состояния элементов в разделе
Тестирование
После того, как раздел был разработан, я провел дизайн-ревью, а также (поскольку портал разрабатывался на Bitrix24), кастомизировал некоторые стандартные компоненты Bitrix24, которые было решено временно использовать в MVP-версии
Результат
Функционал был презентован пользователям отдельным тостом при входе в список чатов, с предложением пройти онбординг
Время на поиск документа сократилось с пиковых 15 минут до 2 минут
За полгода базу данных использовали 94% сотрудников компании
Пользователи не ходят «с протянутой рукой» в поисках файла у коллег
Клуб первых
Мобильное приложение и веб-интерфейсы для делового сообщества от СБЕР
В мои обязанности входило приоритизировать задачи, собирать требования с клиента, помогать дизайнерам с интерфейсами проверяя и совместно генерируя идеи
Подробнее
UX/UI
Аналитика
Следующий кейс
